De zorg in Nederland. Het had nogal wat tegenslagen te verduren. IrisZorg struikelde over een aantal landelijke bezuinigingen: hoe richt je een organisatie in met een krimpend zorgbudget? Als antwoord op al deze transities volgde er een stroom van reorganisaties gepaard met de nodige onrust. Toch staat IrisZorg vandaag de dag weer stevig op haar benen. Klaar voor positieve stappen vooruit. Waar begon deze turnaround?

 

Hele kluif

IrisZorg richt zich op verslavingszorg en maatschappelijke opvang. Ze werken door het hele land en met een complexe doelgroep. Verspreid over verschillende grote kerngemeentes en vier kernregio’s telt IrisZorg ongeveer 1400 medewerkers. Een hele kluif op het bord van, onder anderen, verzuimregisseur Eddie van den Bogaard. Als HR-adviseur viel verzuim in het takenpakket van zijn functie, maar tijdens de reorganisaties werd hier een extra functie voor vrijgemaakt. Een tussenschakel met de externe arbodienst en het intern management en de raad van bestuur: de verzuimregisseur.

 

“IrisZorg heeft een rumoerige periode achter de rug.”

 

“IrisZorg heeft een rumoerige periode achter de rug. In 2014 zijn we, in eerste instantie, overgestapt naar een zelforganisatiemodel, waarin het tussenlaagmanagement verdween.

Dit ging gepaard met forse reorganisaties.” Echter, zelforganisatie bracht chaos in plaats van de verwachte ruimte voor betere zorgverlening. Bijsturen lukte met deze vorm van organisatievoering onvoldoende. Werknemers werkten hard om alle veranderingen te absorberen. Het resultaat: een stijgend verzuim. Daarom zijn we inmiddels overgegaan op ‘zelforganisatie op maat.’ Hierbij sluiten we ons meer aan bij de teams en de behoeften die deze teams afzonderlijk hebben.” Het ene team is immers het andere niet.

Actieplan

De geest was uit de fles: dit kon zo niet langer. In 2017 verscheen er een actieplan om het toenemende verzuim aan te pakken. IrisZorg zoemt effectiever in op de behoeften van medewerkers. Hier ligt toch wel de grootste verandering. Intern is de communicatie sterk aangescherpt: “Elkaar bijvoorbeeld aanspreken over de status van een Wet verbetering poortwachterdossier. Zorgen voor consistent contact met een zieke medewerker. Dit soort communicatie zorgt voor meer grip op het verzuim” vertelt Eddie. Extra coördinatoren zijn aangesteld om een kleinere afstand tussen het team en de leidinggevende te creëren. “Eerst was er een manager voor 500 medewerkers. Nu zijn er voor dezelfde 500 medewerkers 7 à 8 coördinatoren. Dan krijg je natuurlijk een heel andere span of control.”

In een korte tijd is het verzuimpercentage ruim 2% gedaald.


Focus op kracht

IrisZorg introduceerde het project werkkracht, ter bestrijding van het stijgende verzuim. Dit project komt voort uit de cliëntmethodieken die IrisZorg hanteert voor haar cliënten. Nu gericht op de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van haar medewerkers. Want je medewerkers zijn immers minstens zo belangrijk. Met ‘werkkracht’ hoopt IrisZorg een beter beeld te krijgen van medewerker behoeftes. Dit doen zij aan de hand van interviews en interventies. Gericht op allerlei gezondheidsaspecten. Dit gaat dus over de psychische en lichamelijke gezondheid, over de financiële gezondheid en de gezinssituatie van medewerkers. Maar ook over cultuur, werkomgeving, omstandigheden, persoonlijke ontwikkeling, loopbaankansen. Kortom: een heel breed perspectief. Zo komen de onderwerpen aan het licht die de meeste aandacht vergen. Hiermee leidt IrisZorg alle neuzen dezelfde kant op.

 

Coach Arbeid & Gezondheid

Een van de andere instrumenten die De Bedrijfspoli inzet tegen verzuim is de coach arbeid & gezondheid. De zieke medewerker bij IrisZorg landt eerst op stoel bij coach Marjan. Eddie: “Heel veel ziekteverzuim heeft niet direct een medisch objectiveerbare oorzaak. Er zit vaak heel veel achter. Dit kan werkgerelateerd zijn, maar ook privégerelateerd. Met de coach arbeid & gezondheid ga je het verzuim niet op voorhand al medicaliseren. Eerst onderzoek je in andere factoren wat er nou precies aan de hand is.” Veel verzuim wordt op deze manier al verder begeleid.


Drie invalshoeken

Eddie, Marjan en bedrijfsarts Haidy steken geregeld de koppen bij elkaar. Hoe ga je met een specifieke casus om? Wanneer draag je een zieke medewerker over aan de bedrijfsarts? Of juist aan de coach arbeid & gezondheid? Zij bewegen vanuit drie invalshoeken maar opereren als één geheel. Eddie: “Er is volop afstemming tussen Marjan, Haidy en mij. Dit is ook essentieel voor het succesvol afronden van een verzuimprocedure.” Daarnaast is er om de zes weken een teamoverleg. “Deze vergaderingen worden omgetoverd tot een workshopachtige omgeving. Er wordt casuïstiek besproken en we ontvangen allerlei tips en tricks van Haidy en Marjan. Dit is heel zinvol,” vertelt Eddie.

Al deze facetten werpen zijn vruchten af: in een korte tijd is het verzuimpercentage ruim 2% gedaald. Daarnaast is vitaliteit en duurzame inzetbaarheid weer een belangrijk onderwerp bij IrisZorg. Niet alleen om het verzuim terug te dringen, maar vanuit de organisatorische behoeften om medewerkers de aandacht te geven die nodig is.